Microsoft Office lijkt onmisbaar om teksten te schrijven, presentaties te geven of berekeningen te maken. Inmiddels zijn er prima alternatieven. Vooral Google heeft een aardige set tools gemaakt waarmee wij maanden zonder de Microsoft apps productief konden zijn. Maar wie snel informatie inzichtelijk wil maken of processen wil vormgeven, moet op zoek naar alternatieven. Wij hebben er veel uitgeprobeerd. Bijvoorbeeld SimpleMind voor mindmapping en OmniGraffle om processen in kaart te brengen. Toch blijven we fan van Conceptdraw Office. Oorspronkelijk voor de Mac, maar al een tijdje ook voor Windows. Waarom zijn we fan? Je merkt aan alles dat de software met toewijding is gemaakt, steeds rijker aan functionaliteit wordt en vooral ook fraai oogt, soepel werkt en naadloos uitwisselt met andere programma’s.
Voor diverse taken zijn er specialistische oplossingen te vinden die prima voor een specifieke taak zijn. Vaak liepen we dan toch tegen het probleem aan dat je steeds zit te importeren en exporteren wanneer je met de standaards apps voor presenteren moet uitwisselen.
Snel een goede schets maken
ConceptDraw Pro is de kern app van de Office suite van de firma Odessa. Wie Omnigraffle kent zal zeker een groot aantal overeenkomsten herkennen. Waar Omnigraffle begon als een snel een doeltreffend gereedschap, is het uitgegroeid tot een complex en duur programma voor specialisten. Conceptdraw Pro daarentegen is meegegroeid in mogelijkheden zonder complex te worden. En dat is echt een compliment aan de makers. Net als in PowerPoint kan je objecten maken en teksten plaatsen. Plaatsen is exact en strak te regelen. Verbindingen met lijnen zijn ideaal. Natuurlijk zijn ook onderdelen te rangschikken. Dat kan net als in PowerPoint door onderdelen boven of achter elkaar te plaatsen, maar ook door gebruik te maken van lagen. Dat is een functionaliteit die grafici al decennia kennen maar kantoorpersoneel vaak nog niet. Door slim te werken met lagen in een pagina of dia, kan je bij de presentatie of verschijningsvormen erg grote effecten te bereiken.
Het grootste geheim van snel een indrukwekkende presentatie maken, zijn de vele sets aan objecten die je kan downloaden. Veel zijn gratis, en enkelen kosten een paar dollar. Het aantal mogelijkheden is haast onbeperkt. Voor organigrammen tot grafieken en van schema’s tot kantoorinrichting of computerschema’s. De kwaliteit van de meeste objecten zijn ook erg goed. Menig keer hebben we een schema kunnen maken waarvan men het idee had dat het door een duur reclamebureau gemaakt was. Onze favoriet is de MetroMap set. Met diverse objecten kan je een schema maken alsof het uit de bekende londense metro komt. Super leuk om zo een ‘customer journey’ te maken.
Mindmaps om trots op te zijn
Dik twee decennia geleden leerde ik mijn eerste mindmaps maken. Vorige week deed ik het nog voor een startup. Voor alle aanwezigen was het toch nog een openbaring. In een soort vrije vorm kan je in een mindamp allerlei gedachten, ideeën of taken ordenen en groeperen. Natuurlijk zit er een mate van hiërarchie in, maar deze kan je door de vele opmaakmogelijkheden behoorlijk vrij laten. Met een goed mindmamp programma op een groot scherm is het leuk om samen een project vorm te geven. Natuurlijk zijn er diverse andere mindmap programma’s. Van erg goedkoop (Simplemind) tot ‘the real thing’ van de bedenker uit de 70-er jaren (iMindMap). Het principe is altijd het zelfde. Meestal zijn de mindmaps uit de verschillende apps in ruwe vorm toch onderling uitwisselbaar. Het verschil tussen de programma’s is de mate waarin je snel groepen aanmaakt en daar weer in aftakkingen. Van alle programma’s die wij gebruikt hebben is ConceptDraw MindMap zonder twijfel één van de meest gemakkelijke. Oorspronkelijk werken Mindmaps ook met een soort dikke pijlen. Die ontbreken in de ConceptDraw versie. ConceptDraw Mindmap is meer gericht op het maken van jouw eigen stijlen. Bijvoorbeeld die goed bij de huisstijl past. Eigenlijk is de Conceptdraw versie vooral gericht op samen te branstormen, snel een mindamp maken en vervolgens het resultaat te vertalen naar een projectplan. Natuurlijk met de Project module van ConceptDraw. Die project module is voor ons weinig relevant geweest omdat we weinig met erg complexen projecten en veel resources werken. Voor wie er zelf een oordeel over wil vellen, is de gratis versie volledig te gebruiken met diverse import en export mogelijkheden. Na een paar weken moet je dan wel beslissen over aankoop.
Conclusie
ConceptDraw Office 4 bevat drie applicaties die iedereen eens moet bekijken. Maak je grafieken, manage je projecten of wil je snel een proces of mindamp in kaart brengen, je zal verbaasd staan van de mogelijkheden van ConceptDraw Office. Wij zijn onder de indruk van de Draw Pro en MindMap app. Over de Project app moeten we bekennen dat je als project expert echt zelf eens moet proberen. Alle apps werken naadloos samen en integreren met de meeste office en sociale media apps. Heerlijk dat alle apps ook offline werken. Internet is enkel nodig om zogenaamde ‘Solutions’ te downloaden die elk project een jumpstart geven. Omdat Projecten minder interessant voor ons zijn, is de gehele suite net wat te hoog geprijsd. De losse apps zijn prima betaalbaar en blijven gewoon werken als er ook een nieuwe versie komt. Dat hebben wij al een aantal jaren mogen ervaren.
ConceptDraw Office 4 kost 475 Euro.
