Video vergaderen is tegenwoordig helemaal hot. Sinds COVID-19 de wereld veroverde hebben veel mensen (noodgedwongen) thuis een werkplek in moeten richten. Het houden van vergaderingen met collega’s was verleden tijd. Veel bedrijven moesten snel een digitaliseringsslag maken om aan deze noodzakelijke verandering te kunnen voldoen. Al snel werd het video vergaderen het nieuwe normaal. Maar wat zijn nou de voordelen van deze manier van vergaderen? Hier zetten we ze allemaal voor je op een rijtje.

Reizen is verleden tijd

Het belangrijkste voordeel voor veel thuiswerkers is dat reizen voortaan verleden tijd is. Waar men voorheen nog vaak uren kwijt was in de week aan het op en neer reizen naar het werk, is men nu binnen enkele stappen bij de werkplek. Dit bespaart niet alleen veel tijd, maar ook geld. De werkgever hoeft hierdoor geen reiskostenvergoeding meer te betalen, terwijl de werknemer veel minder geld kwijt is aan brandstof.

Verhoogde productiviteit

Daarnaast zijn er verschillende redenen waarom de productiviteit voor werknemers verhoogd wordt. Allereerst bereiden medewerkers zich vaak beter voor op een video call dan wanneer er een sprake is van een fysieke ontmoeting. Waar werknemers in het verleden vaak gehaast een meeting inkwamen, hebben zij nu de tijd om zichzelf voor te bereiden op de meeting.

Ook zien we dat de meetings vaak korter duren. Waar fysieke vergadering vaak toch beginnen met een kleine rondvraag over hoe het gaat, worden er bij video meetings direct overgegaan tot de orde van de dag. Hierdoor stijgt ook de productiviteit tijdens de meetings. Het gevolg is ook dat er sneller besluiten genomen worden.

Mogelijk op alle apparaten

Daarnaast zien we de mogelijkheid om te vergaderen op alle apparaten. Het is niet langer nodig om een laptop bij de hand te hebben om aan een vergadering deel te nemen. Steeds meer mensen kiezen ervoor om ook tijdens een wandeling een vergadering te houden. Het zorgt voor de nodige lichaamsbeweging tijdens het thuiswerken en geeft je daarnaast de mogelijkheid om productief te zijn. Door de handige applicaties van bijvoorbeeld Microsoft Teams kun je de app downloaden op zowel smartphone als tablet.

Meetings opnemen

Natuurlijk is het altijd vervelend als een collega niet bij een vergadering kan zijn. In dat geval moet deze collega namelijk na de meeting op de hoogte gesteld worden van wat er besproken is, wat de vervolgstappen zijn en of er nog taken voor hem of haar uit naar voren zijn gekomen. Ook hier is een video vergadering een oplossing.

Met de nieuwste tools heb je namelijk de mogelijkheid om de meeting op te nemen. Op die manier kan die collega zelf de meeting terugluisteren. Zeker voor het trainen van gebruikers is deze functionaliteit erg handig. In plaats van het telkens organiseren van nieuwe trainingen, zorgt een opgenomen meeting ervoor dat werknemers zelf de video terug kunnen kijken.

Online notities

En heeft een collega geen zin of tijd om de meeting helemaal terug te kijken, dan kan deze nog altijd de online notities doorlezen. Ook het schriftelijk notuleren is met video vergaderen namelijk verleden tijd. Open een nieuw Word-document of open de notities van OneNote en je hebt alles op één plek staan. Kortom, de voordelen van video vergaderen zijn eindeloos. Het geeft je als bedrijf meer mogelijkheden, terwijl het je medewerkers meer vrijheden geeft.