Werknemers over de hele wereld krijgen sinds een paar weken plots een spoedcursus in unified communications (UC) via platformen als Skype for Business en Microsoft Teams. In China steeg eind januari het aantal virtuele bijeenkomsten, telefoontjes en vergaderingen via Microsoft Teams met 500 procent. Zo’n zelfde groei zien we de komende tijd ongetwijfeld ook in Europa en andere delen van de wereld.
Sinds zijn ontstaan halverwege de jaren negentig is UC uitgegroeid van niche-idee tot waardevol hulpmiddel voor veel bedrijven die afhankelijk zijn van videovergaderingen, chat, beschikbaarheidsinformatie, gegevensdeling en andere aspecten van het verzamelen van alle communicatie op een gedeeld platform.
We kunnen met grote zekerheid stellen dat het gebruik van UC nog nooit zo wijdverspreid was. Dit betekent echter wel dat sommigen moeilijkheden ervaren rondom hun eerste videovergadering. Of bij het leren kennen van nieuwe platformen en uitvogelen hoe een werkdag eruit ziet als je niet op kantoor zit.
Zij kunnen zich troosten met het feit dat sommige bedrijven het zonder fysiek kantoor al jaren uitzonderlijk goed doen. Zij zijn al die tijd al afhankelijk van samenwerking via UC vanuit thuiskantoren of andere locaties op afstand.
Bij Poly zijn we al heel wat jaren UC-gebruikers en -enablers. Ik kan iedereen die nog zoekende is ervan verzekeren dat werken op afstand grote voordelen oplevert op het gebied van productiviteit en flexibiliteit. Voor sommigen is het misschien even wennen, maar gelukkig zijn de platformen en hardware tegenwoordig intuïtiever en gebruiksvriendelijker dan ooit.
Nog niet zo lang geleden waren UC-tools alleen toegankelijk voor bedrijven die over de tijd en middelen beschikten voor een groot implementatieproces. Tegenwoordig gaat die implementatie, en de adoptie van de tools door werknemers, veel sneller, dankzij verschillende ontwikkelingen op het gebied van UC. Zo kunnen werknemers vergaderingsapparatuur bedienen via hun smartphone en beschikken IT-afdelingen over inzicht in de gebruikspatronen van UC-apparaten om in te schatten of ze op de juiste manier worden gebruikt.
Voor de eindgebruiker kunnen AI en machine learning videovergaderingen verbeteren, bijvoorbeeld door automatisch aanpassingen te doen op basis van de stemfrequentie en het volume van de verschillende sprekers in een gesprek, en te focussen op degene die op dat moment aan het woord is.
Hoewel je op het moment geen andere keuze hebt dan te werken op afstand, brengt het zoals gezegd verschillende productiviteitsvoordelen met zich mee. Onderzoek van Forrester Consulting voor Poly belichtte de businesswaarde van videovergaderingen en ontdekte dat “teams die samenwerken via video sneller kennis delen, de time-to-market verbeteren en hun concurrentie voorblijven.”
De onderzoekers menen dat videovergaderingen leiden tot effectievere communicatie, omdat de deelnemers ook non-verbale signalen zoals gezichtsuitdrukkingen en gebaren kunnen zien. Deze signalen maken 90 procent uit van onze communicatie. Tegelijkertijd voorziet op afstand werken in de flexibiliteit waar velen van ons in hun dagelijks leven naar op zoek zijn, zeker nu ons zakelijk en privéleven meer door elkaar lopen.
De afgelopen jaren heb ik werknemers zien experimenteren met verschillende thuiswerkmethoden, kantoren op afstand en flexibele werkuren. Deze experimenten zijn alleen mogelijk als er geen strikte 9-tot-5-mentaliteit bestaat. En hoewel sommige bedrijven niet zonder die mentaliteit kunnen, geldt dat het merendeel wél zonder kan en dat het werk overal en op elk tijdstip is uit te voeren, zolang de deadlines maar worden gehaald.
Momenteel zijn we allemaal aan het experimenteren en ik verwacht dat velen nieuwe inzichten opdoen over thuiswerken vs. hoe ze normaal werken. Dit leidt tot een groter bewustzijn van en vertrouwen in de technologie onder zowel het management als werknemers die voorlopig via UC werken en communiceren. En wie weet … misschien blijven die nieuwe inzichten hangen en veranderen ze de manier waarop we werken als we de coronacrisis eenmaal achter de rug hebben.